Як почуватися щасливим за робочим столом

Чисто не там, де прибирають, а там, де не смітять — мені в дитинстві так повторювала мама. Але назвати себе людиною порядку я досі не можу. Звісно, мені подобається відчуття в щойно прибраному помешканні чи полегшення від звільненого простору на робочому столі. Але через певний час мотлох звідкись знову береться, хоча цілеспрямовано я себе ним не оточую. Іноді жартую, що то все творчий безлад і так мені легше займатися творчістю. Насправді — ні, безлад мене дратує й заважає зосередитися на роботі. Тому я нарешті зважилася прищепити собі корисну звичку — не накопичувати мотлох і підтримувати порядок на робочому місці. Для того щоб зробити все правильно, я звернулася по поради до дослідниці порядку Ґретхен Рубін (Gretchen Rubin). Ця жінка досліджувала звички людей і у своїх книжках пропонувала цікаві ідеї і практичні поради, як зробити життя кращим. Порадами, які мені найбільше припали до душі, я поділюся й з вами. Але спочатку дізнаймося дещо цікаве про себе.

Оцінюємо масштаб проблеми

Консультант з екологічної психології і директор британської компанії Space Works Consulting Лайлі Бернгаймер розробила п’ять типів особистості в залежності від стану робочого столу людини. У своєму дослідженні Бернгаймер опиралася на наукові праці Ґослінга та інших психологів, які вивчають вплив середовища на психіку людини.

Бернгаймер поєднала результати емпіричних досліджень і п’ять основних параметрів особистості, прийнятих у сучасній психології: екстраверсію, приємність, сумлінність, нейротизм і відкритість досвіду. Отже, подивіться уважно на свій робочий стіл і визначте за його станом, хто ви.

Творець хаосу

Робочий стіл творця хаосу — безлад із купою барвистих дрібничок для особистого користування. Зазвичай за таким столом працює екстраверт, щирий у спілкуванні з колегами. Одним із недоліків може бути те, що творець хаосу завжди дуже зайнятий, щоб прибирати на своєму столі.

Утім, творчий безлад створює більш невимушену атмосферу на робочому місці, ніж порожній стіл мінімаліста або ідеально рівні стоси паперу на столі педанта.

Мінімаліст

Користуєтеся наліпками зі списками справ і обожнюєте робити все за планом? Мабуть, ви — мінімаліст.

Якщо на вашому робочому столі — ідеальний порядок, це ще не означає, що ви інтроверт. Навпаки, мінімалісти зазвичай сумлінні, дисципліновані й акуратні. А ще — працьовиті, цілеспрямовані й надійні. Для ефективної роботи їм потрібна організація процесу й гарне планування.

Якщо на вашому робочому столі немає жодної особистої речі, це може справляти враження, ніби ви не плануєте надовго тут залишатися. Це не так? Тоді подумайте, що з особистих речей вам було би приємно щодня бачити на робочому столі й принесіть цю річ.

Загарбник

Це особистість із лідерськими якостями, яка зазвичай затято боронить свій особистий простір. Загарбник одразу позначає свою територію. Та з часом його речі можуть непомітно розповзатися й захоплювати простір інших людей: пальто випадково опиниться на спинці вільного крісла; папери потроху зсунуться на сусідній робочий стіл тощо.

Загарбник любить сидіти в центрі й може доволі агресивно обстоювати свій робочий простір. Однак у методичному кабінеті зі спільним робочим простором чи організованому за принципом «хотдеск»*, загарбник може дуже наполегливо боронити свою територію та навіть претендувати на частину чужої.

Індивідуаліст

Твори мистецтва, фотографії з подорожей або сувеніри? Вітаємо, індивідуалісте!

Стильно та оригінально оформлений робочий стіл свідчить про вашу «відкритість», а також про творчий потенціал, інтелект і бажання вчитися нового.

Індивідуалісти — допитливі, товариські, творчі. Зазвичай вони задоволені своєю роботою і не мають проблем із психічним і фізичним здоров’ям. Тож ви — справжня знахідка як для роботодавця, так і для колег.

Спостерігач

Ненавидите сидіти спиною до дверей? Почуваєтеся незручно, якщо ваш робочий стіл стоїть в «епіцентрі подій»? На це є причини. Бажання обирати собі місце з гарним оглядом місцевості, звідки ми можемо миттєво визначити потенційну загрозу, розвинулося в нас з еволюцією.

Спостерігачі потребують особистого простору. Багато зовнішніх стимулів або взаємодії з іншими відволікають їх та знижують працездатність. Вони воліють сидіти біля стіни в кабінеті, а в ідеалі — взагалі наодинці. Іноді вони можуть бурчати. Але їх не можна засуджувати за це.

Спостерігачі зазвичай — інтроверти. Вони також дуже творчі й працьовиті. Тож, якщо ви належите до їх числа, попросіть колег, щоб залишили вас у спокої й у жодному разі не підкрадалися ззаду, коли ви працюєте.

Звісно, про особливості свого темпераменту, типу особистості й відчуття комфорту в колективі було цікаво дізнатися. Ці знання дали мені змогу і, сподіваюся, що й вам, ліпше себе пізнати. Але проблему безладу ці знання вирішити не допоможуть. Тому рухаємося в напрямі дієвих порад до наступного розділу.

Наводимо лад на робочому місці

Кожен має справлятися із безладом у той спосіб, який підходить саме йому. Усі ми різні — як за своїми звичками, так і за тим, яке середовище буде для нас приємним. І не існує єдиного правильного способу облаштувати комфортний робочий простір. Та поки ми вирішимо, як нам комфортно, мусимо спробувати так, як радять експерти. Тож погнали.

Цінуйте робочі поверхні. Ґретхен Рубін не пропонує залишити на робочому місці лише якийсь спартанський мінімум речей. Але радить прискіпливіше ставитися до вибору того, що оточує нас під час роботи. Робочий стіл — найбільш цінна робоча поверхня, тож варто якнайретельніше вибирати, що на ньому стоятиме.

Наступні за пріоритетністю — полиці та легкодоступні шухляди. Наприклад, не варто тримати на столі книжку, якщо тільки не читаєте її щодня. А якщо маєте три коробки ручок улюбленої марки, не зберігайте їх усі у верхній шухляді столу. Те саме стосується і віртуального робочого столу: зберігати купу файлів, аби були під рукою — не завжди виправдана ідея. Якось Ґретхен створила папку з назвою «Актуальні корисні документи» і більше жодного разу в неї не заглядала.

Упорядкуйте стіл згідно з поточними завданнями. Коли на роботі доводиться жонглювати різними завданнями, дуже легко заплутатися в матеріалах, пов’язаних із окремими проєктами. Для того щоб збільшити власну продуктивність, спробуйте визначити пріоритетний напрям роботи на певний відрізок часу й оточити себе тільки тим, що стосується пріоритетного завдання. А решту приберіть із-перед очей.

Наведіть лад і в комп’ютері. Наприклад, закрийте ті вікна в браузері, які не стосуються поточного завдання. Сховайте смартфон, щоб він не лежав у вас під рукою.

Позбудьтеся нічийних і забутих речей. Іноді ніхто з колективу не може взяти на себе сміливість викинути річ, яка належить невідомо кому. Коли побачите щось схоже на мотлох, запитайте в колег, чи він комусь потрібний. Ви здивуєтеся, як часто речі виявляються нічийними.

Те саме стосується й колективного «складу»: п’ять пар змінного взуття, дві парасольки, сім контейнерів для їжі тощо. Іноді ми приносимо на роботу речі, але забуваємо забрати їх додому, тож вони просто валяються там забутими. Через таку звичку й виникає безлад. Щовечора оглядайте своє робоче місце й перевіряйте, чи не треба щось забрати з собою.

Викиньте непотрібні папери. Викидати старі папери не так приємно, як звільняти гардероб чи шухляду робочого столу. Утім, Ґретхен Рубін радить передивитися кожний документ, який ви зберігаєте: подумайте, які шанси, що він вам знадобиться. Пригадайте, чи є він у вас в електронному форматі (чи наскільки легко його відновити) і хто ще має паперову версію. Можливо, вам не потрібно стільки роздруківок.

Не зберігайте зайву канцелярію. Ми легко накопичуємо начебто корисне канцелярське приладдя на робочому столі, але замисліться, чи часто ви користуєтеся пробивачем на три отвори, лінійкою, калькулятором, затискачами для паперу та всіма вашими блокнотами? Зберігайте на поверхні чи в шухлядах робочого столу лише ті речі, які вам справді потрібні.

Дотримуйте «правила однієї хвилини». Не відкладайте завдання, на які витратите менше 1 хв:

• прочитайте листа й дайте на нього відповідь;
• покладіть документ у папку;
• викиньте ручку, що не пише.

Оскільки такі завдання займають мало часу, дотримувати цього правила не складно. Ви здивуєтеся, як багато можна встигнути за кілька тижнів, якщо щодня дотримувати «правила однієї хвилини».

Додайте краси. Вона може проявлятися по-різному. Наприклад, у формулюваннях, які використовуєте, плануючи тиждень. Або додайте краплю розкоші в облаштування простору. Наприклад, винятково якісні інструменти або красиве канцелярське приладдя, яке приємно використовувати.

Остерігайтеся бутафорної роботи. Наведення ладу — це гідна мета. Та ліпше не вигадуйте собі завдань, в яких немає потреби. Пошук непотрібної інформації, наклеювання ярликів на блокнот, що не потребує ярликів, тощо. Порядок та організованість цінні тоді, коли вони допомагають нам легше й ефективніше працювати, але стежте, щоб вони не стали кінцевою метою.

Навчайтеся на своїх успіхах. Наприклад, вам добре вдається відсортувати кореспонденцію, але погано — одяг. Може, варто застосувати до одягу той самий підхід, що й до кореспонденції? Або вдома у вас безлад, а на роботі — порядок, чи навпаки. Завдяки чому вам легше підтримувати порядок у певному середовищі, тоді як в іншому це не вдається? Поміркуйте над тим, що конкретно допомагає вам підтримувати лад, і зробіть висновки, які зможете застосувати деінде.

Упорядковуйте робоче місце в кінці дня. Перш ніж завершити роботу, витратьте 10 хв на те, щоб упорядкувати стіл. Так ви позначите кінець дня, а вранці будете приємно вражені порядком. Що ж зробити? Викиньте сміття, помийте брудну чашку з-під кави, складіть скріпки в органайзер, викиньте непотрібні папери або покладіть на місце потрібні, зачиніть усі шухляди й двері тощо.

А тепер уявіть, що сидите за робочим столом, на якому є лише ті речі, які приносять радість. Хіба не про таку атмосферу за робочим столом ви мріяли?

Отже, що мені дало дослідження теми порядку? Сказати, що вже звичку сформувала, поки не можу. Але я на шляху до цього. Зокрема, уже викинула те, до чого роками не доходили руки: «пилозбірники», які час від часу протирала від пилу й переставляла з місця на місце; пам’ятні ручки, які не пишуть і не мають змінного стержня; мімішні статуетки невідомого походження; ксерокопії книжок, які вже давно маю в електронному чи паперовому вигляді. І що цікаво: варто було почати й мене було вже не зупинити. Від робочого столу я перейшла на гардероб — у результаті спакували й віднесли з чоловіком шість пакетів одягу й взуття для вимушених переселенців. Посуд на кухні, зокрема чашки, які мені дарували зі студентських років, успішно відправилися на дачу до батьків. І що більше речей ми виносили з квартири, то легше дихати ставало. Спробуйте зробити те саме — почніть принаймні.